Excel函数教程，常用函数用法详解

Excel函数教程，常用函数用法详解

Excel函数是提升工作效率的神器，很多人用了很多年Excel，只会简单的求和，其实学会这10个常用函数，80%的Excel问题都能解决，工作效率提升好几倍，不用再加班。今天给大家分享最常用的Excel函数用法，附实例，新手也能看懂学会。

一、函数基础入门

1. 什么是函数？

函数是Excel预先定义好的公式，你只要输入参数，就能自动计算出结果，不用自己写复杂的公式，比如求和函数SUM，只要选中要求和的区域，就能自动算出总和，非常方便。

2. 函数的基本结构

`=函数名(参数1,参数2,…)`
– 必须以等号开头
– 函数名不区分大小写，但是建议大写，容易识别
– 参数可以是单元格、数值、文本、其他函数，多个参数用逗号分隔
– 括号必须是英文括号，不要用中文括号，不然会报错

3. 常用快捷键

– 输入函数的时候按Tab键可以自动补全函数名
– 按F4键可以快速切换单元格的引用方式（相对引用/绝对引用/混合引用）
– 按Ctrl+Shift+Enter可以输入数组公式

二、最常用的10个函数，工作中90%的场景都能用

1. SUM 求和函数

**作用：** 计算选中区域的数值总和，最常用的函数。
**语法：** `SUM(求和区域)`
**实例：** 计算A1到A10单元格的总和，输入：
“`excel
=SUM(A1:A10)
“`
**进阶用法：** 多区域求和，比如求A1:A10和C1:C10的总和：
“`excel
=SUM(A1:A10,C1:C10)
“`
**小技巧：** 按Alt+=快捷键可以快速插入求和函数，自动选中相邻的数值区域，不用手动选。

2. AVERAGE 求平均值函数

**作用：** 计算选中区域的数值的平均值。
**语法：** `AVERAGE(区域)`
**实例：** 计算全班同学的平均成绩，成绩在B2到B50单元格：
“`excel
=AVERAGE(B2:B50)
“`
**注意：** 空单元格和文本单元格会被忽略，不会参与计算，如果想包含0值可以用AVERAGEA函数。

3. VLOOKUP 查找匹配函数

**作用：** 根据指定的查找值，在区域中查找对应的内容，超级常用，做数据匹配、核对的时候必用。
**语法：** `VLOOKUP(查找值,查找区域,返回第几列,匹配方式)`
– 查找值：要找的内容，比如要找的姓名、订单号
– 查找区域：要查找的范围，查找值必须在这个区域的第一列
– 返回第几列：要返回的内容在查找区域的第几列，第一列是1，第二列是2，以此类推
– 匹配方式：0是精确匹配，1是模糊匹配，一般都用0

**实例：** 根据姓名找对应的成绩，姓名在A列，成绩在B列，要查找”张三”的成绩：
“`excel
=VLOOKUP(“张三”,A:B,2,0)
“`

常见错误：

– 查找值不在查找区域的第一列，会返回#N/A错误，把查找值放到第一列就行
– 查找区域没有绝对引用，下拉的时候区域会变，按F4把查找区域变成绝对引用，比如`A:B`变成`$A:$B`
– 有重复的查找值，只会返回第一个匹配的结果

4. IF 条件判断函数

**作用：** 根据条件判断，返回不同的结果，非常灵活。
**语法：** `IF(判断条件,条件成立返回的值,条件不成立返回的值)`
**实例：** 判断成绩是否及格，大于等于60分及格，否则不及格：
“`excel
=IF(B2>=60,”及格”,”不及格”)
“`

**嵌套用法：** 多个条件判断，比如大于等于90分优秀，70-89良好，60-69及格，小于60不及格：
“`excel
=IF(B2>=90,”优秀”,IF(B2>=70,”良好”,IF(B2>=60,”及格”,”不及格”)))
“`
嵌套不要超过7层，不然公式太长容易错。

5. COUNT 计数函数

**作用：** 统计选中区域中数值单元格的个数。
**语法：** `COUNT(统计区域)`
**实例：** 统计参加考试的人数，成绩在B2到B50，空单元格是缺考：
“`excel
=COUNT(B2:B50)
“`

相关函数：

– COUNTA：统计非空单元格的个数，不管是数值还是文本都统计
– COUNTIF：按条件统计个数，比如统计成绩大于80分的人数：
“`excel
=COUNTIF(B2:B50,”>80″)
“`
– COUNTIFS：多条件统计，比如统计一班成绩大于80分的人数：
“`excel
=COUNTIFS(A2:A50,”一班”,B2:B50,”>80″)
“`

6. MAX/MIN 求最大/最小值函数

**作用：** 返回选中区域中的最大值或最小值。
**语法：** `MAX(区域)` / `MIN(区域)`
**实例：** 找出全班最高成绩和最低成绩：
“`excel
=MAX(B2:B50)
=MIN(B2:B50)
“`
**进阶用法：** 带条件的最大/最小值，比如求一班的最高成绩（数组公式，按Ctrl+Shift+Enter输入）：
“`excel
=MAX(IF(A2:A50=”一班”,B2:B50))
“`

7. LEFT/RIGHT/MID 文本截取函数

**作用：** 从文本的左边、右边或者中间截取指定长度的字符，处理文本数据的时候常用。

语法：

– `LEFT(文本,截取长度)`：从左边截取
– `RIGHT(文本,截取长度)`：从右边截取
– `MID(文本,开始位置,截取长度)`：从中间截取

实例：

– 身份证号在A1单元格，前6位是地区码，截取前6位：
“`excel
=LEFT(A1,6)
“`
– 身份证号第7到14位是出生日期，截取8位：
“`excel
=MID(A1,7,8)
“`
– 截取身份证号最后4位：
“`excel
=RIGHT(A1,4)
“`

8. CONCATENATE 文本合并函数

**作用：** 把多个文本合并成一个文本，也可以用&符号代替，更方便。
**语法：** `CONCATENATE(文本1,文本2,…)` 或者 `文本1&文本2&…`
**实例：** A列是姓，B列是名，合并成完整姓名：
“`excel
=CONCATENATE(A2,B2)
或者
=A2&B2
“`
**进阶：** 合并的时候加分隔符，比如姓名和手机号之间加短横线：
“`excel
=A2&”-“&B2
“`

9. TODAY/NOW 日期函数

**作用：** 返回当前的日期或者日期时间，会自动更新。

语法：

– `TODAY()`：返回当前日期，比如2026-04-08，没有参数
– `NOW()`：返回当前日期和时间，比如2026-04-08 12:30:15

**实例：** 计算员工的入职天数，入职日期在B2单元格：
“`excel
=TODAY()-B2
“`
计算年龄，出生日期在B2：
“`excel
=DATEDIF(B2,TODAY(),”Y”)
“`
DATEDIF是隐藏函数，专门用来计算两个日期之间的差，”Y”是年，”M”是月，”D”是天。

10. ROUND 四舍五入函数

**作用：** 把数值按指定的小数位数四舍五入。
**语法：** `ROUND(数值,保留小数位数)`
**实例：** 把B2单元格的数值保留2位小数：
“`excel
=ROUND(B2,2)
“`

相关函数：

– ROUNDUP：向上舍入，比如ROUNDUP(3.1415,2)返回3.15
– ROUNDDOWN：向下舍入，比如ROUNDDOWN(3.1415,2)返回3.14

三、实用组合函数实例，解决常见问题

1. 多条件查找：VLOOKUP+IF

要同时满足两个条件查找，比如根据姓名和班级查找成绩：
“`excel
=VLOOKUP(E2&F2,IF({1,0},A:A&B:B,C:C),2,0)
“`
这是数组公式，输入完按Ctrl+Shift+Enter，其中E2是姓名，F2是班级，A列是姓名，B列是班级，C列是成绩。

2. 提取数字和文本分离

单元格里既有数字又有文本，提取数字：
“`excel
=LOOKUP(9^9,–MID(A1,ROW($1:$99),1))
“`
提取文本：
“`excel
=LEFT(A1,LEN(A1)-LENB(A1)+LEN(A1))
“`
适合提取手机号码、数字编号等。

3. 条件求和：SUMIF/SUMIFS

– 单条件求和：求一班的总成绩
“`excel
=SUMIF(A:A,”一班”,B:B)
“`
– 多条件求和：求一班数学成绩大于80分的总分
“`excel
=SUMIFS(C:C,A:A,”一班”,B:B,”数学”,C:C,”>80″)
“`

4. 去掉重复值

统计A列不重复的姓名个数：
“`excel
=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A2:A100,A2:A100))
“`

5. 模糊查找

查找姓名中包含”张”的人的成绩：
“`excel
=VLOOKUP(“*张*”,A:B,2,0)
“`
*是通配符，代表任意字符，?代表单个字符。

四、新手常见问题

1. 函数输入完显示#N/A是什么意思？

找不到匹配的值，比如VLOOKUP的查找值不存在，检查查找值和查找区域是不是一致，有没有空格。

2. 显示#VALUE!是什么错误？

参数类型不对，比如应该输入数值的地方输入了文本，检查参数是不是正确。

3. 显示#DIV/0!是什么错误？

除数是0了，检查公式里的分母是不是0或者空单元格。

4. 显示#REF!是什么错误？

引用的单元格被删除了，比如公式引用了A列，你把A列删了，就会出这个错，恢复被删除的列或者修改公式。

5. 公式下拉的时候结果不变？

看一下是不是开了手动计算，按F9刷新一下，或者改成自动计算：文件→选项→公式→计算选项→自动计算。

6. 怎么快速学习函数？

不用背所有函数，常用的这10个先学会，足够解决大部分问题，遇到不会的再查，用多了自然就记住了。

这些常用函数学会了，日常工作中的Excel问题基本都能解决，不用再加班一个个手动算，效率提升好几倍，赶紧去试试吧。